事務作業が快適に！Windowsで時短を叶えるショートカットキー

そんなあなたは、Windowsのショートカットキーを使ってみると良いかもしれません。

日々の業務でPCを使用する際、マウス操作だけに頼っていると、意外と多くの時間を無駄にしてしまいます。この記事では、仕事の効率を格段にアップさせるWindowsのショートカットキーに焦点を当て、その使い方と便利な使用例を紹介します。これを読めば、あなたも時短の達人になれるかもしれません。

基本のショートカットキー

ショートカットを紹介する前に、ボタンの配置についておさらいしておきましょう。キーボードの左下に「Ctrl」と書かれてあるボタンを「コントロールキー」と呼びます。

Windowsでは、主にこのCtrlと、キーボードのA～Zキーを組み合わせて、様々なショートカットが可能です。

Ctrlの隣には、キーボードにもよりますが、多くの場合、斜めの四角形が4つ並んだボタンがあると思います。これを「ウィンドウズキー」と言います。押すと電源や設定画面といったスタートメニューが立ち上がりますが、他のキーと組み合わせると、別のショートカットが利用出来ます。

その隣にあるのが、「Fn」「Alt」と書かれてあるボタンで、それぞれ「ファンクションキー」「オルトキー」と呼びます。単体で使うことはあまりありませんが、組み合わせると色々なショートカットが使えるようになります。

Ctrlから上にあるのが、「Shift」「Tab」と書かれているボタンで、「シフトキー」「タブキー」です。単体では、文字入力を行う際に、小文字を大文字にしたり、文字間隔を取るのに使用されますが、これらもショートカットの組み合わせでは、よく登場するので覚えておきましょう。

コピー＆ペースト

まずは最も基本的でありながら、最も頻繁に使用されるショートカットキーから紹介します。

コピーは「Ctrl + C」、ペーストは「Ctrl + V」です。テキストやファイルを素早くコピーして、別の場所にペーストする際に使用します。このシンプルな操作をマウスで行うと、数秒余計に時間がかかりますが、ショートカットキーを使えば一瞬で完了します。

全て選択

Wordの文字や、Excelのセルを選択する際に、全部の要素を選択したい時は、「Ctrl＋A」です。マウスで行うと、ミスが起こりやすい全選択ですが、ショートカットを使うことで、ずっと効率的になるだけでなく、ミスが防ぐことにも繋がります。

コピー&ペーストのショートカットと、合わせて使用することも多いので、是非覚えておきましょう。

前へ戻る&やり直す

設定を間違ってしまったときや、関数の参照をやり直したいとき等、パソコンで作業しているときに、1つ前の状態に戻したり、逆にもう一度同じ作業を行いたいケースは数多くあるでしょう。

作業をする前の状態に戻したいとき、或いは逆に、戻してしまった作業をやり直したいときは、それぞれ「Ctrl＋Z」「Ctrl＋Y」で行うことが可能です。

アプリケーションの切り替え

複数のアプリケーションを同時に開いて作業することは、特にサラリーマンにとっては日常茶飯事でしょう。

アプリケーション間を素早く切り替えるには、「Alt + Tab」のショートカットキーが便利です。このキーを押しながら、開いているアプリケーションのアイコンを選択することで、スムーズに作業のフォーカスを変更できます。また、キーを押した状態で、矢印キーを押すと、マウスを使わずに画面を切り替えられます。

デスクトップの表示

作業中に、すぐにデスクトップに戻りたい場合は、「Windowsキー + D」を使用します。これは、開いているすべてのウィンドウを最小化し、デスクトップを表示するショートカットキーです。急な来客や会議の際に、画面上の情報をすぐに隠したいときに特に便利です。

タスクマネージャーの起動

PCが予期せずフリーズしたり、応答しなくなったアプリケーションを強制終了させたい場合には、「Ctrl + Shift + Esc」でタスクマネージャーを直接起動できます。これにより、動作していないプログラムをすぐに見つけ出し、終了させることが可能です。

検索機能の利用

ファイルやアプリケーションを素早く見つけたい場合、「Windowsキー + F」でWindowsの検索機能を起動できます。このショートカットキーを使えば、手動でメニューを開いて検索バーにアクセスする手間を省けます。

ファイルの保存

作業中にエラーや不具合が起こると、せっかくの作業データが台無しになることもあります。

そうならないためにも、こまめに保存することが大切ですが、是非覚えておきたいのが「Ctrl＋S」のショートカットです。このショートカットで、ファイルの保存を行うことが出来るため、作業中このショートカットを定期的に押しておくことで、保存の度に手を止めることなく、大事なデータを守ることが出来ます。

ファイル管理のショートカットキー

ファイル管理は、日々の業務で頻繁に行われる作業の一つでしょう。

コピー&ペースト(Ctrl＋C、V)や、前の状態へ戻る(Ctrl＋Z)といった、基本的なショートカットはもちろんですが、ファイル管理で利用出来る、特有のショートカットを覚えておくと、さらに効率的に作業が可能です。

ファイルを開く

マウスでダブルクリックをする代わりに、「Ctrl＋O」で対象のファイルを開くことが出来ます。矢印キーと組み合わせることで、マウスを使わずにファイルを選んで開くことも可能です。

プロパティの表示

ファイルやフォルダの、名前や場所を一覧で表示、編集出来る画面を「プロパティ」と呼び、業務で使用する方もおられると思いますが、このプロパティを表示するには、選択した状態でAlt + Enterを押します。ファイルサイズ、作成日時、属性など、右クリックを使用せずに詳細情報を確認することができます。

名前の変更

ファイルやフォルダの名前を変更する際には、F2キーを使用します。これにより、直接名前の編集が可能になり、マウス操作をするよりも迅速に作業を行うことができます。

なお、キーボードによっては、F2キーだけでは反応しないことがあります。そんな時には「Fn＋F2」とファンクションキーを同時に押すと使用出来ます。

フォルダの更新

フォルダの内容を更新するには、F5キーを押します。これは、ファイルをコピーした後や、ネットワーク上のフォルダを見ている時に、最新の情報を表示するために特に便利です。

全角・半角カタカナ変換

名前をカタカナに一発で変換したい場合は、文字入力後、変換前の状態でF7、F8キーを押します。F7で全角カタカナ、F8で半角カタカナです。

新しいエクスプローラーを開く

新しいエクスプローラーウィンドウを開くには、Windowsキー + Eのショートカットが便利です。これにより、ファイルの検索や管理を迅速に開始することができます。

ブラウザ操作のショートカットキー

インターネットブラウザを使って、情報を検索したり、データを調べることは多いと思いますが、マウス操作だけでなくキーボードショートカットを駆使することで、作業のスピードを格段に上げることができます。

新しいタブを開く

「Ctrl + T」で、ブラウザで新しいタブを開くことが出来ます。情報を検索する際に、複数のサイトを同時に開きたい時、このショートカットキーを使えば、マウスを使って新しいタブボタンをクリックする手間を省けます。

現在のタブを閉じる

作業を終えたタブはすぐに閉じて、作業スペースを整理整頓しましょう。「Ctrl + W」を使えば、現在開いているタブをすぐに閉じることができます。これにより、不要なタブがブラウザ上に溜まるのを防ぎ、必要な情報に素早くアクセスできるようになります。

誤って閉じたタブを再開する

誤ってタブを閉じてしまった経験は誰にでもありますよね。「Ctrl + Shift + T」を使えば、最後に閉じたタブを瞬時に再開することができます。これは、間違って情報源を失ってしまった時に非常に役立ちます。

アドレスバーにフォーカスを移動

新しいウェブサイトにアクセスしたい時、「Ctrl + L」を使うと、アドレスバーに直接フォーカスを移動させ、URLを入力することができます。これにより、マウスでアドレスバーをクリックする手間を省き、作業のスピードアップが図れます。

まとめ

ショートカットキーは、他にも様々なものがありますが、まずはこれらのショートカットから使ってみると良いでしょう。今回紹介したショートカットは、日常の場面で使う機会が多く、また多くのソフトやブラウザが対応しているキーでもあります。

知ったその時から、使えば使うほど、便利になるのがショートカットですので、是非今から行う作業に取り入れてみてください。